Slik forenkler Bergen kommune komplekse anskaffelser

Bergen kommune har i mange år brukt miljømerker aktivt i sine anskaffelser. Det har gjort det mulig å stille treffsikre miljøkrav uten å øke arbeidsbelastningen. Med støtte fra Miljømerking Norges Nettverk for miljømerket innkjøp har kommunen bygget opp høy kompetanse og gått fra tunge evalueringer til enkel lisensverifisering, samtidig som risikoen reduseres.

Bergen kommune gjennomfører et stort antall anskaffelser i mange ulike kategorier. Det krever bred fagkunnskap og gode verktøy for å stille krav som faktisk gir miljøeffekt.

I starten var hovedbekymringene:

• At miljøkrav kunne bli dyrt og arbeidskrevende
• At kommunen kunne risikere å stille ineffektive krav
• At det var vanskelig å ha oversikt over ulike sertifiseringsordninger

Juni Skjold Lexau er fagleder for miljø og samfunnsansvar i anskaffelser i Bergen kommune. De gjør anskaffelser av alt fra barnehageleker til store kontorbygg. Hun peker på kompleksiteten i å stille relevante miljøkrav i alle innkjøp.

Det er krevende å ha oppdatert kompetanse på mange ulike bransjer. Vi må vite hvilke krav som faktisk fungerer. Da er type 1 miljømerker til god hjelp.

Juni Skjold Lexau, Bergen kommune

Større trygghet

Type 1 miljømerker, som Svanemerket, er miljømerker som følger den internasjonale standarden ISO 14024. Det er den mest anerkjente og strengeste typen miljøsertifiseringen.

Lexau understreker plikten en offentlig oppdragsgiver har til å likebehandle miljømerker og – til en viss grad – godta alternativ dokumentasjon på at miljøkrav er oppfylt. Dersom alternativ dokumentasjon aksepteres, stiller Bergen kommune kontraktskrav om at leverandøren søker om Svanemerket eller tilsvarende merkeordning senest 3 måneder etter kontraktsinngåelse. 

– Tanken med det er nettopp at vi ønsker at de merkeordningene vi stiller krav om skal være synlige på produkter og tjenester. Sånn kan våre innbyggere og ansatte se at vi tar miljøansvar.

Svanemerket gjør miljøarbeidet enklere i praksis

Bergen kommune har lagt lista høyt for sitt miljøarbeid. De skal:

• Bruke miljømerker der de finnes
• Prioritere type 1-miljømerker
• Benytte Svanemerkets Nettverk for miljømerket innkjøp som kompetansestøtte

Kommunen fremhever at styrken ved Svanemerket og andre type 1-miljømerker er at kravene er utviklet av uavhengige miljøeksperter og oppdateres jevnlig. De slipper å sitte med dybdekunnskap om miljøutfordringene i enhver bransje de skal stille krav til.

Miljømerker sørger for at noen andre har gjort jobben – og gjort den grundig. Da vet vi at kravene har effekt.

Juni Skjold Lexau, Bergen kommune

Faglederen for miljø og samfunnsansvar forteller at miljømerker gjør arbeidet enklere i flere faser, både under konkurransen der kommunen må innhente og evaluere store mengder dokumentasjon, og i kontraktsfasen der det må følges opp at leveransen faktisk tilfredsstiller kravene. 

– Et miljømerke er veldig enkelt å kontrollere fordi det kun er et lisensnummer vi sjekker. Senere kan vi kontrollere at lisensen fortsatt er gyldig. Det er veldig tidsbesparende.

Kompetanse på miljøsertifiseringer og anskaffelsesregelverket

Lexau mener en av de største styrkene ved rådgiverne i Nettverk for miljømerket innkjøp er at de likestiller ulike merkeordninger og forstår kommunens rolle som offentlige innkjøpere.

– De vet at vi må behandle alle tilsvarende merker likt og ikke kan stille krav om kun én sertifisering. Denne forståelsen gjør samarbeidet enkelt og gir oss trygghet i at vi får støtte som er faglig solid og i tråd med regelverket.

Historisk har det vært mange leverandører og offentlige oppdragsgivere som blander miljøledelsessystemer og enklere merkeordninger med type 1 miljømerker. Den kompetansen Bergen har tilegnet seg i sitt arbeid har gjort det enklere for dem å kommunisere hva som gjelder.

Fra policy til praksis

Deltakelsen i Nettverk for miljømerket innkjøp har gitt Bergen kommune direkte tilgang til kompetanse og erfaringsdeling med andre offentlige oppdragsgivere. Da kommunen meldte seg inn, var det nettopp for å få muligheten til å stille spørsmål, få bistand i evalueringer og lære hvordan de kan stille riktige krav og kriterier innenfor ulike produkt- og tjenesteområder. 

Nå har kompetanse- og erfaringsdeling mellom innkjøperne i Nettverket blitt viktigere. Fagkompetansen fra medarbeiderne i Nettverket benytter de først og fremst når de står overfor mer kompliserte problemstillinger. Samtidig er Bergen kommune selv en inspirasjonskilde for andre deltakere, og ble kåret til beste innkjøper både i 2019 og 2023. 

Ambisjonene fremover er høye. Kommunen har blant annet krav om utslippsfrie byggeplasser som standard og skal redusere nykjøp av møbler med 50 prosent.

– I stadig økende grad ser vi at vi må jobbe annerledes for å få til en sirkulær omstilling. Å stille krav om miljømerker ved kjøp av nye møbler sikrer at produktene er konstruert for lang levetid og med utskiftbare deler.

Tre fordeler med deltagelsen i Innkjøpernettverket

Bergen kommune peker på tre tydelige effekter av samarbeidet med Miljømerking Norges Nettverk for miljømerket innkjøp.

Vi betaler forholdsvis lite for en veldig god tjeneste. Kompetansen mange offentlige oppdragsgivere ikke har selv, kan en få hos Miljømerking Norge.

Juni Skjold Lexau, Bergen kommune

Les flere spennende case